ICS 03.080.01 CCS J 04 中华人民共和国国家标准 GB/T41473—2022 设施管理 办公场所空间管理指南 Facility managementGuidance on office space management 2022-11-01实施 2022-04-15发布 国家市场监督管理总局 发布 国家标准化管理委员会 GB/T 41473—2022 目 次 前言 引言 1 范围 2 规范性引用文件 3 术语和定义 总则 4.1 空间管理目标 4.2 基本管理方法 4.3 空间管理流程 5 策划 5.1 空间规划概述 5.2 战略性长期计划 5.3 战术性中期计划 5.4 运作性短期计划 5.5 适应组织业务目标的变化 5.6 各个阶段的利益相关方 实施 6 6.1 制定需求侧的空间需求 6.2 收集供给侧的空间库存和占用数据 6.3 评估空间的匹配数据 6.4 制定空间分配方案 6.5 实施选定的分配方案 6.6 空间的库存管理 7 检查和评价 7.1 占用水平和使用水平 7.2 检查和评价方法 7.3 收集并更新空间分配数据 7.4 评估空间使用率 12 7.5 评估并建立空间基准 8改进 12 8.1 对空间规划的优化 8.2 对空间分配模式的改进 13 附录A（资料性）空间管理信息化实施案例· A.1 空间管理系统的价值 14 A.2 空间管理系统的功能 15 GB/T41473—2022 A.3空间管理系统的实施 17 参考文献 19 图1空间管理流程. 图2 空间规划的三个阶段及其特征 图3空间匹配分析的基本流程 表1每个规划阶段对应不同粒度级别的需求侧需求 II GB/T41473—2022 前言 本文件按照GB/T1.1—2020《标准化工作导则 第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规定 起草。 请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别专利的责任， 本文件由中国机械工业联合会提出。 本文件由全国设施管理标准化技术委员会（SAC/TC581）归口。 本文件起草单位：上海费哲设施管理咨询有限公司、苏州市东吴物业管理有限公司、中机生产力促 进中心、沃尔沃（中国）投资有限公司、微软（中国）有限公司、北京博绿信远设施管理有限公司、华晨宝马 汽车有限公司、沈阳高新技术生产力促进中心有限公司、中国计量大学。 本文件主要起草人：刘军、许磊、张利民、黄罡、陈开俊、范雪松、朱春花、李学荣、杨幽红、张雯婕。 GB/T41473—2022 引言 设施管理在我国刚刚起步，但其在国外先进国家已经成为组织的基本职能。设施管理涉及对人员、 场所和过程的整合，而基于场所的空间管理则是整合中的核心工作。对于开始关注并启动空间管理的 国内组织来说，如何利用先进的理念和方法并结合自身的实际情况建立并不断完善自己的空间管理是 一个难点。 空间管理是一个系统性过程，既是空间的需求侧与供应侧的平衡，也是空间成本效率与组织业务弹 性的平衡。本文件遵循“策划一实施一检查一处置”（PDCA）方法，对组织开展办公场所空间管理活动 有重要指导意义。 ISO41001：2018《设施管理管理体系要求及使用指南》作为ISO41000系列标准的基础标准， 已在全世界开始实施和认证。本文件将作为ISO41001的重要支撑标准，根据设施管理的专业特点给 予更深入具体的办公场所空间管理指南，有助于ISO41001管理体系的落地实施， TV GB/T 41473-—2022 设施管理 办公场所空间管理指南 1范围 本文件给出了组织在办公场所实施空间管理的总体原则，并对策划、实施、检查和评价以及改进过 程给出了指南 本文件适用于组织在办公场所的空间管理活动。 2规范性引用文件 下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文 本文件。 GB/T36688设施管理术语 3 术语和定义 GB/T36688界定的以及下列术语和定义适用于本文件。 3.1 设施管理 里facility management;facilities management;FM 在建筑环境内整合人员、场所、过程，并以改善人们生活质量、提高核心业务生产力为目的的组织 职能。 ［来源：GB/T36688—2018，3.1.1] 3.2 组织organization 为实现目标，由职责、权限和相互关系构成自身功能的一个人或一组人。 注：组织的概念包括但不限于代理商、公司、集团、商行、企事业单位、行政机构、合伙企业、慈善机构或研究机构，或 上述组织的部分或组合，无论是否为法人组织，公有的或私有的。 ［来源：GB/T36688—2018,3.3.1] 3.3 过程 process 将输入转化为输出的相互关联或相互作用的一组活动。 ［来源：GB/T36688—2018，3.5.1] 3.4 活动 activity 促成可交付成果完成的一项或多项任务。 L来源：GB/T366882018.3.5.2 3.5 空间 space 工作场所内从事具体业务活动的场地单元。 1 GB/T41473—2022 3.6 工位workstation 包含家具和配套设施（包括电话、IT、电源接线）在内的、专门设计的或适用于工作相关活动的、适 合长久使用的场地。 ［来源：GB/T36688—2018，3.1.6.1］ 4总则 4.13 空间管理目标 4.1.1办公场所空间管理（以下简称为“空间管理），传统意义上是指通过管理组织的物理空间资产， 包括准确跟踪和管理组织空间，管理占用信息，以协助用户解决空间问题，提高空间利用效率，并预测未 来的空间需求 4.1.2为使组织的空间资产分配适应组织业务的发展，空间管理宜： 一体现组织特定的文化； 一提供满足组织业务活动需求的恰当的空间分配比例； 一合理地保持和监控组织的空间资产； 一功能上适合空间的预期目的； 制定有效的机制用于跟踪空间分配和实际使用之间的差异，并在适当的时候调整分配方案，避 免空间的浪费： 最大化地利用空间，这有助于最大限度地减少能源消耗，以及其他维护和运营成本； 能够很好地平衡功能性需求和可持续性（能源消耗）需求。 4.2 基本管理方法 4.2.1空间管理的第一步是明确组织的短期和中长期目标，宜考虑： 组织的战略业务目标是什么； 一战略业务目标如何分解为空间管理目标； 一实现空间管理目标的真正需求。 4.2.2当确定了空间管理目标后，就要着手进行空间分配及使用信息的收集和整理，宜考虑： 分析目前收集的数据是否足够支持空间管理目标； 一还需要收集哪些数据才能进行持续的准确分析； 一不同类别的信息之间的关联性，如资产清单与组织结构的关联，出勤率与空间利用率的关 联等； 根据组织的特点确定适合的信息搜集及分析方法， 4.2.3小型组织可以用简单办公工具来统计空间信息，但对于大型组织的空间管理，宜使用空间管理 系统。空间管理系统可准确地提供不同维度的空间使用率，获得不间断的实时数据，从而帮助组织避免 空间浪费并识别需求趋势，为提高空间利用效率、持续改善空间管理提供帮助。实践中，组织的空间管 理软件可与人力资源管理或资产管理等其他管理软件相结合，提供进一步地深入分析。关于空间管理 信息化实施案例见附录A。 4.3 空间管理流程 等内容，如图1所示。 2 GB/T41473—2022 策划 实施 检查和评价 改进 ■战略性长期计划 ■制定需求侧的空间 ■评估空间的占用水平 ■基于空间使用数据 需求 和使用水平 对空间优化的改进 ■战术性中期计划 ■运作性短期计划 ■收集供给侧的空间库 ■监测空间使用数据 - 基丁空间使用数据 ■适应组织业务标的 存和占用数据 ■收集和更新空间分配 对空间分配模式的 变化 数据 改进 ■评估空间匹配数据 ■考虑各个阶段的利益 ■制定空间分配方案 ■评估空间使用率 相关方 ■实施既定分配方案 ■建立评估空间基准 ■空间的库存管理 图1空间管理流程 5策划 5.1空间规划概述 5.1.1通常空间规划可分以下三个阶段： a) 战略性长期计划（5年或以上）阶段； b）战术性中期计划（2年～5年）阶段； 运作性短期计划（0年～2年）阶段。 5.1.2每个阶段具有不同的特征，如图2所示。 战略性长期计划 战术性中期计划 运作性短期计划 ■5年或以上 ■2年~5年 ■0年~2年 ■构建/购买/租赁决策 ■单一场地/园区级决策 ■办公场所近期改造 ■纠织宏观需求预测 ■组织微观需求预测 ■满足业务部门需要 ■不动产投资组合 ■区域/事业部级分配 ■部门级分配 ■国家/公司级分配 办公场所设计规划 ■空间占用统筹 ■资本规划及预算 ■员工人数中期计划 ■常搬迁 ■员工人数长期计划 ■整体搬迁计划 ■空间库存/利用管理 ■员工人数近期变化 图2空间规划的三个阶段及其特征 5.1.3各个阶段的特征变化可能受到以下因素的驱动： 一不动产规模； 一组织不动产计划和业务战略的协调程度； 一宏观经济和微观经济条件的变化率； 组织采用的决策模型。 5.1.4三个阶段是相互关联的。长期计划为中期计划确定了背景和方向，而中期计划又为短期计划提 供了实施框架。另外，在某些情况下不同的阶段可以进行合并。 5.2战略性长期计划 5.2.1战略性长期计划展示了组织如何统筹空间资源以支持其业务目标，概述了未来5年或更长时间 内业务将在何处扩展、收缩或保持稳定，包括国家或区域的宏观经济预测、与组织战略业务自标相符的 宏观及微观商业环境、房地产市场信息、可持续发展前景、可获得的人力资源便利性、员工数量的趋势 3 GB/T41473—2022 产品和资本预